オフィスビルでは管理人室(警備室、防災センターともいうが、呼び方が違うだけで一緒？)があるわけですが、当ビルも当然、管理人室が１階にあり、テナントや来館者からの様々なことに対応しています。
管理人室は１人態勢で、8：30～18：00までの日勤、土日祝は休みという勤務体制。
実はこれまで管理人室の勤務体制を段階的に合理化してきており、５年前までは２人の管理人で基本１人常駐、7：30～21：00(休憩3.0H)までの勤務を２日交代(週末土日・祝日を含め２日勤務・２日休み)というシフトでした。
しかし永年維持してきたこの勤務体制も、これまた永きにわたり勤務していた1人のベテラン管理人の退職(病気療養のため)を機に、管理人室の勤務体制を見直すことになりました。
まず勤務時間。
１００テナントの内８割が事務所の用途でありながら、21：00まで管理人が常駐している必要性、更に多くのテナントが休む土日祝の常駐の必要性も見直し、勤務時間を8：30～18：00(実働8.5時間)とし、土日祝日は休みという６階本部事務所とほぼ同じ現在の勤務体制に変更。
これにより退職した管理人の代わりの求人募集はせずに、管理人は１人体制に。
仮にその１人の管理人が有給休暇や何らかの事情で欠勤した際は本部総務課の者(私が)が代勤することに。
次に見直ししたのがビルのセキュリティ対策。
ビル出入口３箇所(エントランス・中間出入口・裏口)の夜間の電子錠による自動施錠の作動時間を管理人が居なくなる21：00～7：30に合わせていた設定を、夜間の自動施錠開始を１時間早めて20：00～翌朝は30分延ばして8：00に変更。
夜間の自動施錠開始時間を僅か１時間早めただけだが、自動施錠開始を18：00～にするとテナントや入館者に不便が生じるのと、テナントが終業・退館のピークを過ぎた20：00以降が特にビルに用事のない者や不審者が入りやすいということからその時間に。
そして翌朝の自動開錠時間を30分延ばしたのは、8：00前の早い時間に入館するテナントがごくごく一部の人であり、7：30に自動開錠する必要性がないことと(セキュリティキーを持つテナントは24時間裏口から入館可能）、管理人の常駐開始時間の8：30～にすると8：20頃に入館するテナントの社員さん達がビルに入れず、始業時間の8：30に間に合わなくなってしまうということも考慮して、8：00としました。
ただこれには一つちょっとした弊害が生じ、それは7：30の開錠時間に合わせて来ていた新聞配達員の人達。各テナントの新聞販売店の配達員の方達にそれぞれ事情説明し、配達時間も8：00～に協力をお願いした。
どうしてもこれまで通り8：00前でしか配達できないというところは、その新聞がどこのテナントがとっている新聞かわかるようにテナント名のシールを貼った新聞を管理人室前に置いてもらうことで対応。
そして、実はもう１箇所、ビルに出入りできてしまう駐車場入口。
入庫車両にはセキュリティシステムの電子錠作動時間に合わせて、20：00～8：00までの時間帯は駐車場入口で暗証番号を押して入庫するシステムを設置。
ちなみにこのシステムは警備会社ではなく、駐車装置のメーカーで取り扱っているシステム。
そして最近、更に夜間のセキュリティ強化のため、地下１階店舗フロアと地下２階駐車場に防犯カメラシステムを設置。
これは、何かあったから設置したのではなく、防犯抑止のために設置。
地下フロア(特に駐車場)は防犯カメラやセンサーなど何もないいわば「穴」でした。
これらの施策でやってみて、また新たな課題が出てきたら再度見直すこととしました。
現在のところ特に問題は生じていませんが、ここにきて、更に大胆な改革を進めていく可能性が出てきたのです。
⇒後編につづく
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