今日は貸会議室のメンテナンスをしました。
メンテナンスといっても、大掛かりなものではなく、設置している機材・備品等の点検です。
内容としては
・プロジェクターの作動確認
・WIFIの通信状態
・空調機及び空気清浄機のフィルター清掃
・換気扇及びサーキュレーターの点検
・ホワイトボードのマーカー及びイレーザーの取替
・消毒用アルコール類の補充
・テーブルの折畳みレバー及びキャスター、椅子の肘掛及びキャスター部分の点検
など。
どれも地味な作業ですが、これも利用者離れを防ぐのと最低限の稼働率を維持していくための欠かせない定期作業で、月１度、月末の予約が入っていない日に総合点検をしています。
もちろん、会議室使用後はその都度清掃と軽めの点検もしているのですが、普段気が付かなかった箇所が必ずと言っていいほどあります。
事例としては
・WIFIの通信状態がおかしいと思って見てみたらルーターの電源が落ちていた (原因不明。電源入れ直したら復旧)、
・空調機のファンモーターからの異音 (その後修理)、
・プロジェクターの外付けケーブル(HDMIやUSB)が無くなっている (利用者が持ち込んだPCと一緒に持ち帰ってしまっていた。その後返却あり)、
・ホワイトボードのイレーザーが摩耗して使えない、マーカーが書けない (いずれもすぐ取替)
など。
最近はリモート会議で使用したり、セミナーなどをライブ配信して使う利用者も増えましたので、上記に挙げたWIFIの通信状態や、空調機などからの異音・雑音、プロジェクターが使えない、マーカーが書けない・イレーザーが使えないなどがあってはクレームどころかもう利用してくれないこともあり得ますので、気を付けたいところです。
ちなみに当ビルでは貸会議室は１室のみ、面積は33㎡(10坪)と、それほど広いスペースではないのですが、テナントの他、近隣ビルに入居されている企業の定期的な利用もあります。
・使用料 １時間￥2,000(税込)、※30分(￥1,000)単位で使用可
・利用時間 8:00～18:00まで、※相談により延長可
・土日も含め年中利用可
としています。
使用料は安いか高いかについては、近隣の同規模の貸会議室数か所と比較して時間当たり1,000～4,000円の間ですので、当ビルは低価格の方になります。
１ヵ月の稼働率はその月により波がありますが、低い月で5％、高い月で12％といったところです。
稼働率計算式(カッコ内の数字は当ビルの場合)
稼働率＝１か月の合計使用時間(分)/１日の利用時間(10H)×60(分)×その月の営業日数(11月なら30日)×部屋数(1)×100
これでも良くなった方で、３年前までは稼働率はもっと低くて、２～３％の月が当たり前でした。
ホームページや貸会議室検索サイトに登録しているわけではありません。
３年前から、ビル各階共用部やエントランス外面にも貸会議室の広告を貼り出したことで、テナントの認知度が高まり、テナントの紹介によるフリーの方や、近隣の貸会議室が無いビルに居る企業の定期利用者も徐々に増えたんですよね。
同エリアには貸会議室を専門展開する大手が大型ビルの数フロアを借りて、顧客のニーズに合わせた貸会議室を数室完備し、更に利用目的(ミーティング・セミナー・イベント等)に応じたサービスを付帯して低料金で運営しているのを見掛けますね。
そして、貸会議室の目標稼働率と言われる60～70％のレベルにしようと思えば、
・貸会議室を増室
・マーケティングと利用料の改定
・付帯サービスの充実化
・ネット広告
・予約システムをWEB上に構築
といった施策も有りなんですが、あくまでもテナントのための「サービススペース」というコンセプトとしていますので、貸会議室での収益は重視せず、稼働率の向上に関しても正直あまり意識しておりません。
例えば、貸会議室の利用がきっかけで当ビルに移転してきたテナントもありますし、
利用者の中には退去した後も定期的に会議室を利用しているテナントもあります。
また、空室内覧に来られた内覧者に、利用価値の高い会議室が有ることが、入居を決める上で付加価値になっていることでしょうか。
「貸室の付加価値」というコンセプトで今後もサービスを提供していきたいと思います。
今後、テナントサービス強化のため、
・当ビルテナントのみ使用料を25％引き(30分 ￥1,000⇒￥750，1時間 ￥2,000⇒￥1,500）、
・仕出し弁当屋さんとタイアップして会議室利用時のお弁当の割引サービスを提供
といった新たなサービスを検討したいと思っております。
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